Часто возникает вопрос о выставлении счетов в качестве индивидуального предпринимателя! Некоторые задаются вопросом, можно ли выставить счет другой компании или даже другому индивидуальному предпринимателю… Но иногда возникает вопрос, можем ли мы выставить счет физическому лицу!
Ответ прост: независимо от того, являетесь ли вы самозанятым или вы работаете с другим статусом, вполне возможно выставлять счета для любого типа клиентов:
- физическое лицо во Франции,
- физическое лицо за границей,
- компания во Франции,
- компания за границе,
- другой самозанятый.
Но будьте осторожны, соблюдайте правила выставления счетов и, прежде всего, не делайте это наугад…
Счет-фактура является юридическим, коммерческим, бухгалтерским и фискальным документом. Каковы правила и обязательные юридические уведомления? Какие штрафы предусмотрены в случае контроля? Избегайте неприятных сюрпризов (и штрафов), проверяя соответствие своих счетов!
Счет-фактура обязателен в следующих случаях:
- Любое оказание услуг или продажа товаров между профессионалами.
- Любое оказание услуг на сумму более 25 евро (включая НДС), осуществляемое для физического лица.
- Любая производственная, распределительная или сервисная деятельность государственных организаций для собственных покупок и для профессиональных клиентов.
- Дистанционные продажи, а именно обмены между государствами Евросоюза: Германией, Австрией, Бельгией, Болгарией, Кипром, Хорватией, Данией, Испанией, Эстонией, Финляндией, Францией, Грецией, Венгрией, Ирландией, Италией, Литвой, Латвией, Люксембургом, Мальтой, Нидерланды, Польша, Португалия, Чехия, Румыния, Словакия, Словения, Швеция, для которых покупатель является физическим лицом (в частности, заказ по почте).
- Поставки на публичные аукционы подержанных товаров, произведений искусства, предметов коллекционирования или антиквариата.
- Когда частный клиент запрашивает счет.
- В случае субподряда счет выставляется субподрядчиком. Он выдается заказчиком в ситуации самостоятельного выставления счетов. Требуется предварительный договор поручения.
Для профессионала, занимающегося свободной профессией, квитанция об оплате note является документом, заменяющим счет-фактуру. На него распространяются те же правила, что и на счет-фактуру.
В контексте выставления счетов между профессионалом и физическим лицом речь идет не о счете-фактуре, а о квитанции note. Она содержит меньше элементов, чем счет-фактура.
Срок выставления счета-фактуры
Счет-фактура должна быть выставлен, как только будет осуществлена поставка (при передаче права собственности, а не физической доставки товара) или как только будут оказаны услуги.
Выставление счетов-фактур может периодически устанавливаться для нескольких отдельных поставок товаров или услуг для одного и того же клиента. Этот периодический счет должен быть установлен не позднее конца того же месяца: период выставления счета не может превышать 1 месяца.
Продавец и покупатель должны хранить копию счета-фактуры в течение 10 лет, равно как и бухгалтерские и подтверждающие документы продавца.
Что такое счет-фактура?
Счет-фактура – это документ, удостоверяющий продажу услуг или товаров. Чтобы считаться таковым, он должен содержать обязательные сведения и быть составлен не менее чем в 2-х экземплярах.
Фактура может быть выставлена в бумажном или электронном формате при определенных условиях.
Она имеет несколько функций:
- Юридическую: доказательство реализации услуги или проданного товара, формализует ваше право требования (то есть клиент должен вам денежную сумму).
- Коммерческую: в ней подробно описаны условия продажи или обслуживания между вашим клиентом и вами.
- Бухгалтерскую: это бухгалтерский документ.
- Налоговую: она действует как поддержка для осуществления определенных налогов и налогового контроля.
Обязательная информация в счетах-фактурах
Если форматирование счетов-фактур свободное, слово facture обязательно должно стоять в документе.
Общие сведения
Будь то профессиональные или частные клиенты, вы должны указать в своих счетах следующую информацию:
1. Ваше имя перед или после слов entrepreneur individuel или сокращения EI и ваши контактные данные (и, возможно, название вашей компании, если оно у вас есть)
2. Ваш номер SIRET с последующим указанием: Immatriculé(e) au RCS / RM de la ville de XXX.
Ваш регистрационный реестр варьируется в зависимости от характера вашей деятельности.
Наконец, вы наверняка найдете на других сайтах возможность для самозанятой компании в процессе регистрации выставлять счета с упоминанием SIREN en cours d’attribution. Однако эта возможность не имеет правового основания и в первую очередь касается компаний, а не Auto-Entrepreneur. Мы советуем не делать этого!
Только компании, имеющие несколько адресов, обязаны добавлять SIRET к SIREN в своих счетах.
3. Дата выставления счета
Не забудьте выставить счета как можно скорее после завершения продажи или оказания услуги. Это свидетельствует об их подлинности в данное время. Если вы ждете более нескольких дней, ваш счет может быть оспорен в суде в случае возникновения спора.
Как вы поняли, настоятельно рекомендуется не затягивать с выставлением счетов и не ставить их задним числом.
Вместо этого сделайте разницу между датой выставления счета и датой доставки (вашего продукта или услуги), если это необходимо. Обратите внимание, что вы имеете право выставлять «периодические счета» один раз в месяц за повторяющиеся услуги одним и тем же клиентам.
4. Номер счета
Каждая счет-фактура имеет свой уникальный номер, и все номера счетов-фактур компании должны следовать друг за другом.
Можно выбрать персональную систему нумерации, однако самая простая часто оказывается наиболее эффективной, особенно в долгосрочной перспективе.
Наиболее популярна хронологическая нумерация, которой предшествует год выпуска. Если вы создаете много ежемесячных счетов-фактур, вы также можете добавить месяц к нумерации.
Примеры:
Для 26-го счета за 2024 год: № 2024-26.
Следующий будет № 2024-27 и т. д.
Если это 26-й счет за февраль 2024 года: № 2024-02-26.
Следующий будет №2024-02-27 и т. д.
Если в счете-фактуре несколько страниц, они должны быть пронумерованы: n/N («n» — порядковый номер страниц, «N» — общее количество страниц счета-фактуры).
Номер счета-фактуры должен быть указан на всех страницах.
Каким бы ни был ваш выбор, помните, что самое главное — соблюдать порядок и преемственность номеров счетов-фактур, не нарушая их, и что два счета-фактуры не могут иметь один и тот же номер.
5. Личность заказчика
Имя Фамилия (или название компании) и контактные данные (адрес зарегистрированного офиса или места жительства физического лица — если он не против).
6. Описание продаваемой услуги или продукции и подробный отчет
- Укажите каждый товар или услугу с новой строки.
- Укажите характер, количество, цену за единицу товара и все характеристики, влияющие на цену. Для услуг: материалы и услуга.
- Если имеется несколько продуктов или услуг, рекомендуется сделать отдельную строку, указав общую цену без НДС для всех.
- Если имеется скидка, она должна быть указана под каждой соответствующей строкой.
Детальный счет необязателен, если услуга была предметом детальной сметы, подтвержденной клиентом. В этом случае просто введите номер сметы в соответствующей фактуре.
7. Дата поставки
Это дата поставки услуги или товара. Этот показатель следует указывать только в том случае, если он отличается от даты выписки фактуры.
8. Сумма к оплате
Сумма, подлежащая уплате, должна быть указана как цифрами, так и прописью. Если вы обязаны уплатить НДС, вы должны указать применимую ставку, сумму без учета НДС и сумму с учетом НДС.
9. Снижение цены или фиксированная скидка
Если существует единовременная скидка на всю услугу, вы должны указать ее под общей суммой без учета НДС.
Пример:
Общая сумма без учета НДС: €1,500
Предоставляемая скидка по фиксированной ставке: -10
ИТОГО сумма к выплате до уплаты налогов: €1,350
Общая сумма, подлежащая выплате, составляет одну тысячу триста пятьдесят евро.
Если вы составили смету (devis) на данную продажу, вы должны указать еe номер в соответствующем счете-фактуре.
Дополнительная информация для профессионального заказчика (B2B)
1. Срок оплаты
Это не обязательно. Если вы не укажете это, ваш клиент должен будет заплатить вам в течение максимум 30 дней (60, если ваш клиент находится за границей) после получения продукта или услуги.
2. Штрафы за просрочку платежа и условия коммерческих скидок
Ставка штрафа не может быть ниже 15,21% (3х кратной установленной законом процентной ставки за 1 квартал 2024 года).
Если вы не предлагаете скидку (скидка предоставляется за платежи, сделанные заранее), вы можете указать: Néant.
3. Фиксированная компенсация затрат на восстановление
Это касается только профессиональных клиентов. С 1 января 2013 года любая компания (клиент), которая оплачивает счет после истечения срока оплаты, должна выплатить вам эту компенсацию, цена которой установлена указом в размере 40 евро.
Поэтому упоминание об этом возмещении, а также его сумма должны быть указаны в фактуре: «В случае просрочки платежа применяется установленная законом фиксированная компенсация за расходы на возмещение: 40,00 евро».
Эта компенсация выплачивается в дополнение к штрафам за просрочку платежа. Он должен быть привязан к финансовому году его выплаты.
Внимание, отсутствие упоминания карается штрафом в размере 15 000 €!
Эта компенсация не распространяется на частных клиентов. Поэтому рекомендуется сделать две модели счетов: одну для профессиональных клиентов и одну для физических лиц, чтобы избежать риска ошибки.
Специальные упоминания
1. Член Центра управления или утвержденной ассоциации
Утвержденные центры управления (CGA) или утвержденные ассоциации управления (AGA) для либералов призваны помогать и предотвращать налоговые трудности для малого бизнеса.
Если это так, вы должны указать это следующим предложением: Membre d’une association agréée, le règlement des honoraires par chèque et carte bancaire est accepté.
2. Франшиза на НДС
Если вы пользуетесь франшизой на НДС, вы должны указать это в фактуре: TVA non applicable, article 293B du code général des impôts.
3. Страхование
Для автопредпринимателей, оформивших обязательное профессиональное страхование (RC Pro или garantie décennale), необходимо указать страховку, оформленную для деятельности, контактные данные страховщика и географический охват договора или гарантии.
Самозанятый, который не соблюдает эти обязательства, подлежит налоговому штрафу в размере 15 евро за отсутствующую или неточную выписку по каждому счету, но не более 1/4 от общей суммы счета… в дополнение к уголовному санкция, которая может доходить до 75 000 евро!
Упоминания будут добавлены с 1 июля 2024 г
С 1 июля 2024 года вам нужно будет добавить в свои счета 4 новых обязательных реквизита. Добавление этих упоминаний следует за указом № 2022-1299 от 7 октября 2022 года в рамках обобщения электронного выставления счетов. Эти упоминания еще не являются обязательными. Однако ничто не мешает вам предвидеть и добавлять их в свои счета уже сейчас!
1. Номер SIREN вашего клиента или numéro intracommunautaire
Если ваш клиент является профессионалом из Франции, вы должны указать его номер SIREN.
Если он проживает в Европейском Союзе (за пределами Франции), вы должны указать его внутренний номер плательщика НДС.
Если он находится за границей (за пределами ЕС), укажите его идентификационный номер (если он был вам предоставлен).
Ваш клиент, если он является плательщиком НДС в своей стране, сможет оплатить ваш счет только в том случае, если вы сами имеете numéro intracommunautaire. Чтобы запросить свой numéro intracommunautaire, обратитесь в налоговую службу (SIE), от которой вы зависите.
2. Категория операции
Вы должны указать упоминанием категорию того, что вы продали:
- Доставка товаров.
- Предоставление услуг.
- Смешанный, если ваша продажа касается обеих категорий.
3. Адрес доставки
Если адрес доставки товара отличается от адреса выставления счета, это должно быть указано в вашей счет-фактуре.
4. Вариант оплаты налога
Если вы выбрали уплату налога по дебету, это упоминание должно быть указано в вашем счете-фактуре.
Электронная счет-фактура и бумажный счет-фактура
Счет-фактура может быть составлен на листе бумаги от руки, если там указаны юридические уведомления и обязательные элементы.
Счет-фактура считается электронной только в том случае, если она выставлена и получен в электронной форме (по электронной почте или по защищенной ссылке в Интернете).
Для каждого продавца отправка счета по электронной почте является важной процедурой. Отправка счета по электронной почте аналогична отправке счета по почте. Предоставленная информация должна соответствовать требованиям законодательства, применимым к бумажным счетам. В бумажном формате классический способ отправки счета — использование почтовой службы. Отныне также возможно отправить электронный счет по электронной почте.
Обратите внимание: электронная счет-фактура — это не бумажная, отсканированная и отправленная по электронной почте!
С 1 января 2026 года больше нельзя будет выставлять счета-фактуры, написанные от руки. Вам нужно будет оформить и отправить их в электронном виде.
Идентификация вашей собственной компании как эмитента счета-фактуры гарантирует подлинность документа. Поэтому необходимо убедиться, что ваша система и система вашего клиента совместимы для читаемости вашей электронной подписи, если она есть, и всего содержимого счета-фактуры.
Вы также должны иметь возможность предоставить подтверждение получения клиентом (заказным письмом или подтверждением получения электронного письма, желательно отправленного через защищенное цифровое приложение).
Содержание электронного (или дематериализованного) счета точно такое же, как и у бумажного счета. Однако вы можете сделать электронный счет-фактуру только в том случае, если ваш клиент предварительно дал согласие. Он должен официально оформить это согласие для вас.
Вы поставщик для государственных учреждений (государство, местные органы власти, государственные учреждения, больницы, школы и т. д.)?
С 1 января 2020 года вы обязаны отправлять им свои счета в электронном формате. Вам нужно перейти на портал Chorus Pro. После создания учетной записи все, что вам нужно сделать, это заполнить и выставить свой счет. Обратите внимание, что эта формальность абсолютно бесплатна.
Хранение счетов
Существует юридическая неопределенность в отношении сроков хранения счетов-фактур.
Согласно статье L.102B LPF налогового законодательства и статье L441-9 Торгового кодекса срок хранения счетов-фактур составляет минимум 6 лет.
С другой стороны, статья L.123-22 Торгового кодекса предусматривает, что «Учетные документы и подтверждающие документы хранятся в течение десяти лет. »
Поэтому мы рекомендуем вам хранить счета-фактуры и все бухгалтерские документы вашего индивидуального бизнеса (выписки со счетов, чековые ведомости и т. д.) не менее 10 лет, чтобы избежать каких-либо неудобств.
Часто задаваемые вопросы
Что делать, если в моем счете-фактуре есть ошибка?
Если вы допустили ошибку или хотите сделать скидку после выставления счета, вы можете отменить или исправить его. Обратите внимание, что просто удалить счет-фактуру невозможно. Это приведет к дыре в нумерации и повлечет за собой штрафы в случае налоговой проверки.
Итак, как действовать? В этом случае вы должны:
Выпишите новую фактуру, чтобы заменить предыдущую, которая должна ссылаться на отмененную.
Либо сделайте кредит-ноту, т.е. создать новую фактуру с той же суммой, что и в ошибочно выписанной фактуре, и укажите в шапке Facture d’avoir (можно также ввести сумму отрицательную, но это иногда приводит к ошибкам в учете).
Номер этой новой фактуры должен следовать за номерами ваших предыдущих фактур.
Должен ли я делать смету?
Смета дает клиенту оценку стоимости услуги, цена которой является переменной или сумма которой не может быть равна стандартной ставке. Также указывается дата и продолжительность вмешательства. Если вы практикуете фиксированные ставки или стандартные ставки, делать сметы бесполезно.
Это контрактное предложение. Предложение становится контрактом, когда ваш клиент подписывает и утверждает его. Поэтому важно быть очень четким в оценке и предвидеть капризы, особенно в отношении сроков поставки.
За исключением юридических обязательств, оценка в большинстве случаев бесплатна, однако, если вы хотите выставить счет за эту услугу, важно заранее сообщить своему клиенту ее стоимость.
В случае дополнительной услуги, не предусмотренной в первоначальной смете, вам необходимо будет составить поправку к этой смете и согласовать ее с вашим клиентом.
Должен ли я писать общие условия продажи (CGV)?
Только деятельность, связанная с оказанием услуг и/или реализацией продукции, требует обязательного CGV. Однако произвести его может любой автопредприниматель! В частности, они могут служить доказательством в случае неоплаченных счетов.
Общие условия продажи CGV позволяют строго оформлять обмены с вашими клиентами и персонализировать условия обмена (срок оплаты, штрафы за просрочку платежа и т. д.). Они не заменяют смету или договор, а дополняют их.
Могу ли я выставить счет в иностранной валюте?
Если у вас есть клиенты за границей, национальной валютой которых не является евро, вы можете выставлять счета в валюте страны при условии, что эта иностранная валюта является международно признанной и конвертируемой.
Обменный курс в евро должен быть указан в счете-фактуре, а также номера numéro intracommunautaire: номер вашего клиента (обязательно) и ваш, если клиент облагается НДС в своей стране.
Обратите внимание: в вашем учете счет-фактура должна быть указана в евро, поэтому вам придется его конвертировать. Курс таможенной пересчета по договоренности устанавливается предпоследней средой месяца.
Вы также можете написать свой счет на иностранном языке, однако имейте в виду, что администрация может потребовать заверенный перевод в случае сомнений или несоответствий.
Должен ли я подписывать и указывать способ оплаты?
Хотя это и рекомендуется, указание способа оплаты не является обязательным в счете.
Также не существует юридического обязательства подписывать фактуру, в отличие от смет, которые должны быть подписаны в обязательном порядке.
Управление счетами
Обязательная информация, хранение, сметы… Даже имея всю информацию под рукой, управление своими счетами вручную может стать головной болью. Вот почему программное обеспечение для выставления счетов стало практически незаменимым помощником автопредпринимателей.
Помимо отказа от ручных и сложных таблиц Excel, они позволяют упростить, автоматизировать и централизовать учет. В то же время вы уверены, что ваши счета соответствуют действующим стандартам.
Вы может воспользоваться моей партнерской ссылкой при регистрации в приложении по ведению платежных документов, которым я пользуюсь.
Вы получите выгоду от бесплатной пробной версии, продленной до 30 дней (при ежемесячной подписке).
Источники:
Русский 
English 
Français 