Saviez-vous que vous pouvez facturer certaines dépenses à vos clients ? C'est ce qu'on appelle les frais de débours. Ils ne vous permettent pas de gonfler inutilement votre chiffre d’affaires en achetant le matériel nécessaire à la bonne réalisation de vos prestations. De cette façon, vous ne payez pas de primes pour ces dépenses. C'est une information importante pour la Micro-Entreprise car ce régime ne permet pas de déduire les frais professionnels. Dans quel cas est-ce possible ? Quelles sont les règles à ce sujet ? Découvrons-le...
Paiements et remboursements de frais : qu'est-ce que c'est ?
Dans le cadre de votre activité, vous pourriez être amené à effectuer un paiement anticipé pour acheter des équipements ou des matières premières pour le compte de votre client.
A titre d’exemple, différents cas peuvent être cités :
- Un client vient de confier sa voiture à un mécanicien indépendant. Pour effectuer les réparations, il devra acheter lui-même les pièces détachées.
- Un plombier ou un carreleur effectue des réparations sur la propriété de ses clients. Pour chaque prestation, il doit se procurer le matériel nécessaire.
Comme vous pouvez le constater ici, ces professionnels engagent des frais pour affiner leurs services ou les vendre. On parle ici de frais de débours.
La bonne nouvelle, c’est que les déduire est tout à fait possible, même si vous êtes microentrepreneur !
Il ne faut pas confondre les frais de débours avec les frais d'achat, qui sont liés aux dépenses que vous engagez pour développer votre micro-entreprise.
C’est le cas d’un antiquaire qui achète et restaure des objets puis les revend à un prix plus élevé. Les dépenses engagées ici ne sont pas des dépenses déductibles.
Dépenses déductibles : une solution adaptée pour les autoentrepreneurs
Les dépenses déductibles constituent un avantage non négligeable pour les microentrepreneurs.
Peut-être avez-vous d'abord été tenté de prendre les dépenses à votre nom puis de les refacturer au client ? La surfacturation peut sembler plus facile, mais ce n’est peut-être pas le meilleur choix ! N'oubliez pas qu'en tant qu'indépendant, vous payez des cotisations sociales forfaitaires appliquées à votre chiffre d'affaires. En intégrant ces frais dans votre prix de vente global, vous risquez de gonfler artificiellement votre chiffre d'affaires. Vos cotisations seront alors plus élevées et le plafond sera potentiellement atteint plus rapidement.
En émettant une facture de dépenses déductibles, vous évitez les mauvaises surprises :
- vos versements ne seront pas comptabilisés dans votre chiffre d'affaires et ne seront donc pas pris en compte dans le calcul de vos cotisations,
- De ce fait, vous agissez uniquement à titre d’intermédiaire entre le magasin et l’acheteur et n’êtes donc pas responsable du matériel acheté. Le client peut ainsi bénéficier du service après-vente du fournisseur.
Les frais kilométriques ne sont pas des dépenses déductibles, même si elles sont engagées dans le cadre de votre entreprise individuelle. En effet, vous ne pouvez pas émettre de factures de carburant au nom de votre client. Vous n'aurez d'autre choix que d'inclure ces frais dans le prix final.
Préférez-vous voyager en avion ou en train ? Ce voyage nécessite-t-il une nuit d'hôtel ? Si les factures sont émises au nom de votre client, alors vous pouvez appliquer le principe des dépenses déductibles.
Etablir une facture de dépenses : procédure
Si vous souhaitez restituer l’argent qui vous a été remis, vous devrez respecter certaines formalités :
Tout d’abord, vous et votre client devrez signer un accord écrit décrivant la nature de l’achat et le budget maximum attendu. Celui-ci servira de preuve si votre client refuse ensuite de vous rembourser.
Vous devez établir une facture d'achat au nom de votre client en indiquant ses coordonnées complètes (SIRET, TVA intracommunautaire, adresse du siège social, etc.). N'achetez pas en votre propre nom, sinon le remboursement ne pourra pas être émis comme dépense déductible.
Les dépenses déductibles sont calculées au centime près. Vous ne pouvez pas demander un remboursement supérieur au montant de l’acompte.
Conservez toutes les preuves d’achat (factures, reçus, etc.). Vous en remettrez une copie à votre client afin qu'il puisse vous rembourser. Ces documents devront également être présentés en cas de contrôle.
Prenons comme exemple un mécanicien indépendant et appelons-le Victor.
Ce matin, Victor a eu un nouveau client. Il aimerait rincer le moteur de sa voiture, mais il n'a pas d'huile. Pas de problème, Victor s'en occupe ! Ils signent alors tous deux un contrat précisant la nature de l'achat (un bidon d'huile) et le budget alloué.
Victor commande ce dont il a besoin et demande que cela soit facturé au nom du client. Il verse l'argent (40 euros) en retirant la somme requise sur son compte bancaire destiné à sa propre entreprise.
Après le travail, il émet une facture au client de 140 euros. Il mentionne spécifiquement les frais de lavage (100 €) et les frais à déduire (40 €). Il joint également une preuve de paiement du bidon d'huile.
Ainsi, le client devra payer à Victor 140 euros, mais il n'indiquera que 100 euros lorsqu'il déclarera son chiffre d'affaires.
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