La question de la facturation en tant qu’entrepreneur individuel revient souvent ! Certains se demandent si on peut facturer une autre entreprise ou même un autre particulier... Mais parfois la question se pose, peut-on facturer un particulier !
La réponse est simple : que vous soyez indépendant ou que vous exerciez un autre statut, il est tout à fait possible d'émettre des factures pour tout type de clients :
- un particulier en France,
- un particulier à l'étranger,
- entreprise en France,
- entreprise à l'étranger,
- l'autre est indépendant.
Mais attention, respectez les règles de facturation et surtout, ne le faites pas au hasard...
Une facture est un document juridique, commercial, comptable et fiscal. Quelles sont les règles et mentions légales requises ? Quelles amendes sont prévues en cas de contrôle ? Évitez les mauvaises surprises (et pénalités) en vous assurant que vos factures sont conformes !
Une facture est exigée dans les cas suivants :
- Toute prestation de services ou vente de biens entre professionnels.
- Toute prestation de services d'une valeur supérieure à 25 euros (TVA comprise) réalisée pour le compte d'un particulier.
- Toute activité de production, de distribution ou de service des organismes gouvernementaux pour leurs propres achats et pour des clients professionnels.
- Ventes à distance, à savoir échanges entre pays de l'UE : Allemagne, Autriche, Belgique, Bulgarie, Chypre, Croatie, Danemark, Espagne, Estonie, Finlande, France, Grèce, Hongrie, Irlande, Italie, Lituanie, Lettonie, Luxembourg, Malte, Pays-Bas, Pologne, Portugal, République Tchèque, Roumanie, Slovaquie, Slovénie, Suède, pour lesquels l'acheteur est un particulier (vente par correspondance notamment).
- Fourniture aux enchères publiques de biens d'occasion, d'œuvres d'art, de collection ou d'antiquités.
- Lorsqu'un client privé demande une facture.
- Dans le cas d'une sous-traitance, la facture est émise par le sous-traitant. Il est délivré par le client en situation d'autofacturation. Un contrat préalable d'agence est requis.
Pour un professionnel exerçant une profession libérale, un reçu de paiement note est un document remplaçant une facture. Elle est soumise aux mêmes règles qu'une facture.
Dans le cadre d'une facturation entre un professionnel et un particulier, il ne s'agit pas d'une facture, mais d'un reçu note. Elle contient moins d’éléments qu’une facture.
Date limite de facturation
Une facture doit être émise dès la livraison effectuée (lors du transfert de propriété plutôt que de la livraison physique de la marchandise) ou dès que les services ont été rendus.
Une facturation peut être établie périodiquement pour plusieurs livraisons distinctes de biens ou de services au même client. Cette facture récurrente doit être établie au plus tard à la fin du même mois : la période de facturation ne peut excéder 1 mois.
Le vendeur et l'acheteur doivent conserver pendant 10 ans une copie de la facture, ainsi que la comptabilité et les pièces justificatives du vendeur.
Qu'est-ce qu'une facture ?
Une facture est un document certifiant la vente de services ou de biens. Pour être considéré comme tel, il doit contenir des mentions obligatoires et être rédigé en 2 exemplaires au minimum.
La facture peut être émise sous format papier ou électronique sous certaines conditions.
Il a plusieurs fonctions :
- Juridique : la preuve de la vente d'un service ou d'un produit vendu formalise votre droit de réclamation (c'est-à-dire que le client vous doit une somme d'argent).
- Commercial : Ceci détaille les conditions de vente ou de service entre votre client et vous.
- Comptabilité : Il s’agit d’un document comptable.
- Fiscalité : elle sert de support à la mise en place de certaines taxes et contrôles fiscaux.
Informations obligatoires sur les factures
Si le format de la facture est libre, le mot texture doit apparaître dans le document.
informations générales
Qu’il s’agisse de clients professionnels ou particuliers, vous devez inclure les informations suivantes dans vos factures :
1. Le vôtre Nom avant ou après les mots entrepreneur individuel ou des abréviations AE et vos coordonnées (et éventuellement le nom de votre entreprise si vous en avez une)
2. Le vôtre Numéro SIRET suivi de: Immatriculé(e) au RCS/RM de la ville de XXX.
Votre registre d'enregistrement varie en fonction de la nature de votre entreprise.
Enfin, vous trouverez probablement sur d'autres sites la possibilité pour une entreprise indépendante d'émettre des factures lors du processus d'inscription avec une mention SIREN en cours d'attribution. Cependant, cette opportunité n’a aucune base légale et concerne en priorité les entreprises, et non les Auto-Entrepreneurs. Nous vous déconseillons de faire cela !
Seules les entreprises ayant plusieurs adresses sont tenues d'ajouter SIRET à SIREN sur leurs factures.
3. Date de facture
Assurez-vous d'émettre les factures dès que possible après avoir conclu une vente ou un service. Cela indique leur authenticité à cette époque. Si vous attendez plus de quelques jours, votre compte pourra être contesté devant les tribunaux en cas de litige.
Comme vous l’avez compris, il est fortement recommandé de ne pas retarder ou postdater la facturation.
Faites plutôt une différence entre la date de facturation et la date de livraison (de votre produit ou service), si nécessaire. Veuillez noter que vous avez le droit d'émettre des « factures récurrentes » une fois par mois pour des services récurrents aux mêmes clients.
4. Numéro de compte
Chaque facture possède son propre numéro unique et tous les numéros de facture de l'entreprise doivent être consécutifs.
Vous pouvez choisir un système de numérotation personnalisé, mais le plus simple est souvent le plus efficace, surtout sur le long terme.
La plus populaire est la numérotation chronologique, précédée de l'année d'émission. Si vous créez plusieurs factures mensuelles, vous pouvez également ajouter un mois à la numérotation.
Exemples:
Pour la 26ème facture pour 2024 : n° 2024-26.
Le prochain sera le n°2024-27, etc.
S'il s'agit de la 26ème facture du mois de février 2024 : n° 2024-02-26.
Le prochain sera le n° 2024-02-27, etc.
S'il y a plusieurs pages dans la facture, elles doivent être numérotées : n/N (« n » est le numéro d'ordre des pages, « N » est le nombre total de pages de la facture).
Le numéro de facture doit être inclus sur toutes les pages.
Quel que soit votre choix, n'oubliez pas que le plus important est de maintenir l'ordre et la continuité des numéros de facture sans les perturber, et que deux factures ne peuvent pas avoir le même numéro.
5. Identité du client
Prénom Nom (ou raison sociale) et coordonnées (adresse du siège social ou du lieu de résidence de la personne physique - si cela ne le dérange pas).
6. Description du service ou du produit vendu et rapport détaillé
- Répertoriez chaque produit ou service sur une nouvelle ligne.
- Incluez la nature, la quantité, le prix unitaire et toutes les caractéristiques qui affectent le prix. Pour les services : matériaux et service.
- S'il existe plusieurs produits ou services, il est recommandé de faire une ligne distincte indiquant le prix total hors TVA pour tous.
- S'il y a une remise, elle doit être indiquée sous chaque ligne concernée.
Une facture détaillée n'est pas exigée si la prestation a fait l'objet d'un devis détaillé confirmé par le client. Dans ce cas, indiquez simplement le numéro de devis dans la facture correspondante.
7. Date de livraison
Il s'agit de la date de livraison du service ou du produit. Cet indicateur ne doit être indiqué que s'il diffère de la date d'émission de la facture.
8. Montant à payer
Le montant à payer doit être indiqué en chiffres et en lettres. Si vous êtes redevable de la TVA, vous devez indiquer le taux applicable, le montant hors TVA et le montant TTC.
9. Réduction de prix ou remise forfaitaire
S'il existe une remise unique pour l'ensemble de la prestation, vous devez l'indiquer sous le montant total hors TVA.
Exemple:
Montant total HT : 1 500 €
Remise accordée à taux fixe : -10
Montant TOTAL payable avant taxes : 1 350 €
Le montant total à verser est de mille trois cent cinquante euros.
Si vous avez fait une estimation (devis) pour cette vente, vous devez indiquer son numéro sur la facture concernée.
Informations complémentaires pour les clients professionnels (B2B)
1. Conditions de paiement
Ce n'est pas obligatoire. Si vous ne le précisez pas, votre client sera tenu de vous payer dans un délai maximum de 30 jours (60 si votre client est à l'étranger) après réception du produit ou du service.
2. Amendes pour retard de paiement et modalités des remises commerciales
Taux de pénalité ne peut être inférieur à 15,21% (3x le taux d'intérêt légal du 1er trimestre 2024).
Si vous ne proposez pas de réduction (une réduction est disponible pour les paiements effectués à l'avance), vous pouvez préciser : Néant.
3. Indemnisation forfaitaire pour les frais de restauration
Ceci s’applique uniquement aux clients professionnels. A compter du 1er janvier 2013, toute entreprise (client) qui paie une facture après le délai de paiement devra vous verser cette indemnité dont le prix est fixé par décret à 40 euros.
Ainsi, une mention de cette indemnité, ainsi que son montant, doit être indiquée sur la facture : « En cas de retard de paiement, l'indemnité forfaitaire légale pour frais d'indemnisation est appliquée : 40,00 euros. »
Cette indemnité est versée en plus des frais de retard. Il doit être lié à l'exercice de son versement.
Attention, le défaut de mention est passible d'une amende de 15 000 € !
Cette indemnisation ne s'applique pas aux clients privés. Il est donc recommandé de réaliser deux modèles de compte : un pour les clients professionnels et un pour les particuliers, afin d'éviter tout risque d'erreur.
Mentions spéciales
1. Membre du Centre de Gestion ou association agréée
Les centres de gestion agréés (CGA) ou associations de gestion agréées (AGA) du côté libéral ont pour mission d'aider et de prévenir les difficultés fiscales des petites entreprises.
Si tel est le cas, vous devez l'indiquer avec la phrase suivante : Membre d'une association agréée, le règlement des honoraires par chèque et carte bancaire est accepté.
2. TVA déductible
Si vous utilisez une franchise TVA, vous devez l'indiquer sur la facture : TVA non applicable, article 293B du code général des impôts.
3. Assurance
Pour les auto-entrepreneurs ayant souscrit une assurance professionnelle obligatoire (RC Pro ou garantie décennale), il est nécessaire d'indiquer l'assurance émise pour l'activité, les coordonnées de l'assureur et la couverture géographique du contrat ou de la garantie.
L'indépendant qui ne respecterait pas ces obligations s'expose à une pénalité fiscale de 15 euros par relevé manquant ou inexact pour chaque compte, dans la limite de 1/4 du montant total de la facture... en plus d'une sanction pénale pouvant aller jusqu'à 75 000 euros !
Les mentions seront ajoutées à partir du 1er juillet 2024
A partir du 1er juillet 2024, vous devrez ajouter 4 nouvelles informations obligatoires à vos comptes. L'ajout de ces références fait suite au décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022, dans le cadre de la généralisation de la facturation électronique. Ces références ne sont pas encore obligatoires. Cependant, rien ne vous empêche de les anticiper et de les ajouter dès maintenant à vos comptes !
1. Le numéro SIREN ou numéro intracommunautaire de votre client
Si votre client est un professionnel français, vous devez fournir son numéro SIREN.
S'il réside dans l'Union Européenne (hors France), vous devez fournir son numéro de TVA interne.
S'il est situé à l'étranger (hors UE), veuillez indiquer son numéro d'identification (s'il vous a été fourni).
Votre client, s'il est assujetti à la TVA dans son pays, ne pourra payer votre facture que si vous disposez vous-même d'un numéro intracommunautaire. Pour demander votre numéro intracommunautaire, contactez le bureau des impôts (SIE) dont vous dépendez.
2. Catégorie d'opération
Vous devez indiquer par mention la catégorie de ce que vous avez vendu :
- Livraison de biens.
- Fourniture de services.
- Mixte si votre vente couvre les deux catégories.
3. Adresse de livraison
Si l'adresse de livraison de l'article est différente de votre adresse de facturation, cela doit être noté sur votre facture.
4. Option de paiement des taxes
Si vous avez choisi de payer la taxe par débit, cela doit être mentionné sur votre facture.
Facture électronique et facture papier
Une facture peut être rédigée à la main sur un morceau de papier à condition d’y inclure les mentions légales et les éléments requis.
Une facture est considérée comme électronique uniquement si elle est émise et reçue par voie électronique (par e-mail ou via un lien en ligne sécurisé).
Pour tout vendeur, l'envoi d'une facture par email est une démarche importante. L'envoi d'une facture par email équivaut à l'envoi d'une facture par courrier. Les informations fournies doivent être conformes aux exigences légales applicables aux factures papier. Au format papier, la manière classique d'envoyer une facture est par voie postale. Désormais, il est également possible d'envoyer une facture électronique par email.
Attention : une facture électronique n'est pas une facture papier numérisée et envoyée par email !
À compter du 1er janvier 2026, les factures manuscrites ne seront plus émises. Vous devrez les compléter et les soumettre par voie électronique.
L'identification de votre propre entreprise comme émetteur de la facture garantit l'authenticité du document. Vous devez donc vous assurer que votre système et celui de votre client sont compatibles pour la lisibilité de votre signature électronique, le cas échéant, et de l'intégralité du contenu de la facture.
Vous devez également pouvoir fournir un accusé de réception par le client (par courrier recommandé ou accusé de réception par email, envoyé de préférence via une application numérique sécurisée).
Le contenu d’une facture électronique (ou dématérialisée) est exactement le même que celui d’une facture papier. Toutefois, vous ne pouvez émettre une facture électronique que si votre client a donné son accord préalable. Il doit formaliser ce consentement pour vous.
Êtes-vous fournisseur d’organismes gouvernementaux (État, collectivités locales, agences gouvernementales, hôpitaux, écoles, etc.) ?
Depuis le 1er janvier 2020, vous devez leur envoyer vos factures par voie électronique. Vous devez vous rendre sur le portail Chœur Pro. Une fois votre compte créé, il ne vous reste plus qu'à remplir et soumettre votre facture. Attention, cette formalité est totalement gratuite.
Stockage du compte
Il existe une insécurité juridique concernant les délais de conservation des factures.
Selon l'article L.102B LPF du Code Fiscal et l'article L441-9 du Code de Commerce, la durée de conservation des factures est de 6 ans minimum.
En revanche, l'article L.123-22 du Code de commerce prévoit que « Les registres et pièces justificatives sont conservés pendant dix ans. »
Nous vous recommandons donc de conserver les factures et tous les documents comptables de votre entreprise individuelle (extraits de compte, bulletins de chèque, etc.) pendant au moins 10 ans pour éviter tout désagrément.
FAQ
Que dois-je faire s'il y a une erreur sur ma facture ?
Si vous avez commis une erreur ou souhaitez effectuer une remise après l'émission d'une facture, vous pouvez l'annuler ou la corriger. Veuillez noter que vous ne pouvez pas simplement supprimer une facture. Cela entraînera un trou dans la numérotation et entraînera des pénalités en cas de contrôle fiscal.
Alors que faire? Dans ce cas vous devez :
Rédigez une nouvelle facture pour remplacer la précédente, qui doit faire référence à celle annulée.
Soit émettre un avoir, c'est-à-dire créer une nouvelle facture avec le même montant que dans la facture émise par erreur, et l'indiquer dans l'en-tête Facture d'avoir (vous pouvez également saisir un montant négatif, mais cela entraîne parfois des erreurs comptables).
Le numéro de cette nouvelle facture doit suivre les numéros de vos précédentes factures.
Dois-je faire une estimation ?
Un devis fournit au client une estimation du coût d'une prestation dont le prix est variable ou dont le montant peut ne pas être égal au tarif standard. La date et la durée de l'intervention sont également indiquées. Si vous pratiquez des tarifs forfaitaires ou des tarifs standards, faire des estimations ne sert à rien.
Ceci est une offre de contrat. Une proposition devient un contrat lorsque votre client la signe et l’approuve. Il est donc important d’être très clair dans vos estimations et d’anticiper les aléas, notamment concernant les délais de livraison.
Hormis les obligations légales, l’estimation est gratuite dans la plupart des cas, cependant, si vous souhaitez facturer ce service, il est important d’informer au préalable votre client du coût.
En cas de prestation complémentaire non incluse dans le devis initial, vous devrez établir un avenant au devis et le convenir avec votre client.
Dois-je rédiger des conditions générales de vente (CGV) ?
Seules les activités liées à la fourniture de services et/ou à la vente de produits nécessitent des CGV obligatoires. Pourtant, n’importe quel entrepreneur automobile peut le produire ! Ils peuvent notamment servir de preuve en cas de factures impayées.
Les conditions générales de vente CGV vous permettent de formaliser strictement les échanges avec vos clients et de personnaliser les conditions d'échange (conditions de paiement, pénalités de retard, etc.). Ils ne remplacent pas le devis ou le contrat, mais les complètent.
Puis-je émettre une facture en devise étrangère ?
Si vous avez des clients à l'étranger dont la monnaie nationale n'est pas l'euro, vous pouvez émettre des factures dans la devise du pays, à condition que la devise étrangère soit internationalement reconnue et convertible.
Le taux de change en euros doit être indiqué sur la facture, ainsi que les numéros intracommunautaires : votre numéro de client (obligatoire) et le vôtre si le client est soumis à la TVA dans son pays.
Attention, votre facture doit être en euros, vous devrez donc la convertir. Bien le décompte en douane est établi de commun accord avant-dernier mercredi du mois.
Vous pouvez également rédiger votre facture dans une langue étrangère, mais sachez que l'administration peut exiger une traduction certifiée en cas de doute ou d'incohérence.
Dois-je signer et indiquer le mode de paiement ?
Bien que recommandé, il n’est pas obligatoire d’indiquer votre mode de paiement sur la facture.
Il n’existe également aucune obligation légale de signer une facture, contrairement aux devis qui doivent être signés.
Gestion de compte
Informations obligatoires, stockage, devis... Même avec toutes les informations à portée de main, gérer manuellement vos comptes peut s'avérer un casse-tête. C’est pourquoi les logiciels de facturation sont devenus un outil quasi indispensable pour les entrepreneurs automobiles.
En plus de supprimer les feuilles de calcul Excel manuelles et complexes, ils vous permettent de simplifier, d’automatiser et de centraliser votre comptabilité. En même temps, vous avez la certitude que vos comptes sont conformes aux normes en vigueur.
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Sources:
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